Para facilitar la contabilización y seguimiento de las facturas (tanto en papel como electrónicas) se ha decidido establecer como requisito obligatorio la inclusión en toda factura de un campo denominado ÓRGANO PROPONENTE, previsto en la normativa de facturación electrónica.

El órgano proponente es la clave orgánica del centro de coste al que se debe imputar el gasto; dicha clave consta de SEIS caracteres alfanuméricos (por
ejemplo: la clave orgánica 180001 corresponde al Departamento de Filología Clásica e Indoeuropeo; 6T0104, Máster en Práctica Jurídica; etc.) A partir del 1 de febrero de 2016 tenemos que facilitar dicha información a nuestros proveedores, preferiblemente en el momento de efectuar el pedido del material o servicio, para que la incluyan en su factura. Aquellos proveedores que facturen en papel (por estar exentos de la obligación de facturar electrónicamente) lo incluirán en sus facturas en papel; los proveedores que facturen electrónicamente incluirán el dato del órgano proponente en el campo previsto en la normativa correspondiente.

Los proveedores que lo deseen pueden consultar la Orden HAP/1074/2014, de 24 de junio (BOE 25.06.2015), en cuyo anexo se establece cómo reflejar en la factura electrónica los campos órgano gestor, oficina contable, unidad tramitadora y órgano proponente.

Para que conste que hemos facilitado la información, debemos rellenar y remitir al proveedor (vía correo electrónico) el modelo adjunto en el anexo (o uno similar) debidamente cumplimentado. Se advertirá a los proveedores que se rechazarán las facturas que no incluyan dicho campo correctamente rellenado con los seis caracteres alfanuméricos correspondientes. Se acompañan también unos ejemplos con dicho anexo ya rellenado.