Información sobre tratamientos de datos personales en docencia y evaluación virtual

La Universidad de Salamanca como institución pública al servicio de la sociedad informa al conjunto de la comunidad universitaria de su máxima disposición a colaborar con los servicios de salud pública y autoridades sanitarias en la aplicación de cuantas medidas resulten necesarias para la lucha contra la epidemia del virus COVID-19.  Algunas de estas medidas, han consistido en trasladar la docencia presencial a entornos virtuales, así como los procesos de evaluación.

Ello implica que al tratamiento de datos personales que usualmente se realiza con motivo de la gestión académica puedan añadirse en algunos casos tratamientos puntuales relativos a:

  • La visualización remota de la imagen del alumnado realizando una prueba.
  • La exhibición ante la webcam de un documento de identificación.
  • La grabación en garantía de los derechos de la persona examinada y de la persona examinadora de aquellas pruebas que por su naturaleza oral así lo requieran.

 Estos tratamientos de datos personales se realizarán con las máximas garantías del derecho fundamental a la protección de datos y la seguridad de la información.

1. ¿Quién trata sus datos?

El responsable del tratamiento de sus datos es:

Universidad de Salamanca

C.I.F. Q3718001E

C/ Patio de las Escuelas Menores, nº 1

C.P. 37008, Salamanca

Delegado de protección de datos: dpd@usal.es

2. ¿Cómo puede contactar con nuestro delegado de protección de datos?

Si Vd. tiene alguna duda o consulta sobre cómo tratamos sus datos puede contactar con el delegado de protección de datos en: dpd@usal.es. Desde allí le atenderán y le ayudarán a ejercer sus derechos si fuera necesario.

3. ¿Para qué tratamos sus datos?

Sus datos pueden ser objeto de tratamiento para:

▪ Desarrollo de procesos de docencia, evaluación, calificación y revisión, incluida la evaluación continuada y la realización de tareas, pruebas y exámenes en entornos o por medios virtuales.

▪ Procesos de verificación de identidad.

▪ Documentación de las pruebas que impliquen oralidad.

▪ Gestión de la información relativa a las calificaciones y actas de las asignaturas impartidas en la Universidad.

▪ Desarrollo de procesos de defensa de tareas, pruebas y exámenes en entornos o por medios virtuales. Defensa de trabajos finales de grado, de master o tesis doctorales por medios virtuales.

4.- ¿Con qué base legal tratamos sus datos?

▪ Con motivo de la prestación del servicio público de educación superior en los términos de los artículos 1 y 2 de la Ley Orgánica 6/2001, de 21 de diciembre, de Universidades (artículo 6.1.b) del RGPD).

▪ Como consecuencia de la obligación de cierre de la docencia presencial acordada por las autoridades en ejercicio de las atribuciones que les confieren las leyes (El artículo 6.1.c) del RGPD).

5. ¿Con quién compartimos sus datos?

▪ No está prevista la cesión de datos personales.

▪ Prestadores de servicios necesarios para el desarrollo de la actividad docente y evaluadora por medios virtuales.

6. ¿Cuánto tiempo conservaremos los datos?

▪ Los documentos resultantes de las pruebas realizadas, incluyendo las grabaciones deben conservarse el tiempo necesario para cumplir el Reglamento de Evaluación de la Universidad de Salamanca y para asegurar los procesos de seguimiento y evaluación de las titulaciones por parte de las Agencias de Calidad. En ningún caso podrán tener estos archivos un uso diferente al de servir de evidencia de la evaluación realizada. Una vez transcurridos los plazos serán eliminados. El Estatuto del Estudiante Universitario indica (en su artículo 29.3) que será el profesorado responsable de la asignatura evaluada el que deberá conservar las pruebas y sus evidencias. Deberá archivarlas en el sistema de almacenamiento institucional Google Drive que tiene a su disposición, con capacidad ilimitada y acceso protegido por las credenciales IdUSAL, y no en su ordenador personal.

▪ Los datos necesarios para los procesos asociados a la revisión, e impugnación de ejercicios, pruebas, exámenes se conservarán hasta la resolución del último de los recursos administrativos o, en su caso, jurisdiccionales susceptibles de ser interpuestos.

▪ La información se conservará debidamente bloqueada por los periodos adicionales necesarios para la prescripción de eventuales responsabilidades legales.

7. ¿Qué derechos tiene?

Nuestros usuarios pueden solicitar a la Universidad de Salamanca:

-El acceso a sus datos personales, por ejemplo, para consultarlos y asegurarse de que son correctos y actualizados.

-La rectificación de los datos para corregir errores o carencias. Si ejerce este derecho deberá indicarnos qué debemos rectificar y justificarlo si fuera necesario.

-La supresión de los datos cuándo considere que no deberíamos seguir tratándolos. Es aconsejable que nos notifique en este caso el porqué de su solicitud.

-La limitación de su tratamiento, para que los conservemos bloqueados en garantía de sus derechos.

-Cuando hayamos tratado sus datos en virtud de una base legal distinta de su autorización, puede también oponerse a que los tratemos. En tal caso, es conveniente que nos aporte sus razones para ello a fin de que podamos valorar su solicitud.

-Cuando ello sea posible de acuerdo con las condiciones de la legislación puede solicitar el derecho a la portabilidad de los datos, con la finalidad de que le entreguemos los mismos en un formato compatible con otros sistemas.

-Si prestó consentimiento libremente para que tratemos sus datos, podrá retirarlo del mismo modo.

8. ¿Cómo puede ejercer sus derechos?

El ejercicio de derechos es personal y por ello necesitamos identificarle de modo inequívoco. Puede ejercer sus derechos de dos modos:

▪ Mediante el envío de un mensaje de correo electrónico.

Para ello, utiliza esta dirección: dpd@usal.es. Únicamente atenderemos las solicitudes que se realicen desde cuentas de correo electrónicos proporcionadas por la Universidad de Salamanca o que consten en nuestras bases de datos previa identificación de su titular.

▪ Mediante la presentación de un escrito en nuestro Registro o por correo postal dirigido a:

Secretaria General

Universidad de Salamanca

C/ Patio de las Escuelas, 1

C.P. 37008, Salamanca.

Debe aportar documentación acreditativa:

▪ Acreditación de la identidad del interesado mediante cualquier documento válido, como DNI o pasaporte.

▪ Nombre y apellidos del interesado o, cuando corresponda, de la persona que le represente, así como el documento acreditativo de tal representación.

▪ Petición en que se concreta la solicitud.

▪ Dirección a efectos de notificaciones, fecha y firma del solicitante.

▪ Documentos acreditativos de la petición que formulas, si corresponde.

▪ En caso de la rectificación o cancelación, indicación del dato a rectificar o cancelar y la causa que lo justifica.

9. ¿Quién garantiza sus derechos? ¿Ante quién puede reclamar?

En caso de que desee presentar una reclamación u obtener información adicional sobre la regulación del tratamiento de datos personales en España, la autoridad competente es la Agencia Española de Protección de Datos (Jorge Juan, 6 28001-Madrid).

10.-Propiedad intelectual.

1. Las explicaciones de cátedra, orales o escritas, están protegidas por la Ley de Propiedad Intelectual (art. 10.1.a LPI). Las transcripciones de las mismas hechas por los estudiantes (“apuntes”) constituyen copias para uso privado de los mismos, amparadas por el art. 32.1 LPI; ahora bien, como tales copias para uso privado, no pueden ser objeto de utilización colectiva, lo que significa que, sin autorización del profesor titular de los derechos, no cabe legalmente, entre otros actos, su puesta a disposición de terceros o intercambio en plataformas de Internet, fotocopiadoras, etc. Esta prohibición incluye la de compartir (comunicar públicamente o poner a disposición para su descarga por terceros), sin su autorización, cualesquiera otros materiales docentes cuya titularidad sea del profesor y que éste haya puesto a disposición de los alumnos a través del campus virtual o por cualquier otro medio. Quien compartiera dichos contenidos en tales condiciones estaría infringiendo legítimos derechos de autor y podría incurrir en responsabilidades de índole civil y, en su caso, penal (si mediara ánimo de lucro, aunque fuera indirecto mediante la muestra de publicidad en la página).

2. Desde el punto de vista legal, cuando el docente pone a disposición de los estudiantes de su grupo determinados materiales protegidos por Propiedad Intelectual, incluidas grabaciones con explicaciones de cátedra impartidas por medios virtuales, realiza con tal acto una comunicación pública de los mismos (art. 20.2.i LPI) limitada a los alumnos que tengan acceso a la página de la asignatura (acceso que depende, más allá de las credenciales informáticas de usuario y contraseña, de la matrícula en la misma). Cualquier extracción de materiales de dicha plataforma más allá del citado uso personal, para ponerlos a disposición de terceros por cualquier otro medio (correo electrónico, página web, etc.), es un acto ilícito si no están autorizados por el docente.

3. La grabación de las clases virtuales o de vídeos con explicaciones didácticas constituye una parte de la prestación del servicio del profesorado que incluye:

a. La eventual captación de su imagen.

b. La fijación de su intervención en cualquier soporte audiovisual, incluyendo expresamente los medios informáticos.

c. La reproducción de dicha fijación y el uso de la misma en entornos de aula virtual durante el curso académico correspondiente.

Únicamente se autoriza la reproducción, para uso privado del estudiante, de las clases virtuales y los vídeos grabados mediante los medios proporcionados por la Universidad y puestos a disposición de los estudiantes por el propio docente. No está autorizada la grabación por medios individuales externos salvo consentimiento expreso del profesor. La descarga, difusión, distribución o divulgación de la grabación de las clases y particularmente su compartición en redes sociales o servicios dedicados a compartir apuntes atenta contra el derecho fundamental a la protección de datos, el derecho a la propia imagen y los derechos de propiedad intelectual. Tales usos se consideran prohibidos y podrían generar responsabilidad disciplinaria, administrativa y civil a la persona infractora.

4. El uso de la grabación de una clase en cursos posteriores o para fines distintos, sólo será posible cuando se limite exclusivamente a la intervención del profesor. En aquellos casos en los que la grabación incorpore datos, imagen o sonido de los o las estudiantes deberá solicitarse autorización a la Secretaría General que únicamente la concederá previo consentimiento de las personas interesadas.

 

11.-Expectativa de privacidad en la vivienda de profesorado y estudiantado.

Cuando resulte necesaria la visualización del estudiante o la grabación de la prueba tanto la persona examinadora como la examinada se asegurarán de aplicar las siguientes reglas de actuación y/o conducta:

11.1 Únicamente podrán captarse y registrarse imágenes mediante el uso de los programas, software o aplicaciones expresamente autorizados por la Universidad de Salamanca.

11.2 El uso de tales aplicaciones se realizará en el terminal que considere oportuno el usuario siempre que la captación de imágenes se limite a la finalidad propia de la gestión del proceso de evaluación. Esto es identificar al alumnado, y mantener una visión razonable de su desempeño o registrar una prueba oral.

11.3 No está permitido el uso de técnicas de reconocimiento biométrico. Particularmente se entenderá vetado el obligar al uso del terminal móvil personal del estudiante como instrumento adicional de videovigilancia. No obstante, si se usa el móvil como webcam vinculada a la visualización con los aplicativos de la Universidad de Salamanca no existe problema alguno.

11.4 Será obligación del estudiantado, y también del profesorado, en la grabación de exámenes orales:

▪ Asegurar que el examen se produzca en un espacio libre de interferencias de terceras personas y garantizar que no accederán a la estancia.

▪ Las condiciones de apariencia y decoro del entorno serán de la exclusiva responsabilidad de cada persona.

▪ La Universidad de Salamanca carecerá de responsabilidad respecto de la captación incidental de imágenes de terceras personas, o que pudieran afectar a la vida privada, la imagen o el honor de las personas objeto de visualización o registro con motivo del examen.